Zgłoszenie, potwierdzenie przyjęcia, zgoda na wycenę i karta wydania powinny wskazywać konkretne ustalenia. Wzory można uzupełnić zgodnie z faktycznym przebiegiem zlecenia.
Ważne są daty, numery zleceń, zakres prac i uzgodnienia finansowe. Pola niewypełnione nie potwierdzają faktu, który miałby z nich wynikać.
W opisie zgłoszenia oddziel obserwację klienta od diagnozy technicznej. Dane modelu mogą być niepełne, jeżeli tabliczka znamionowa jest niedostępna.
Wzór zapisu: „Urządzenie zatrzymuje program podczas odpompowywania. Na wyświetlaczu pojawia się kod podany przez klienta. Przyczyna nie została jeszcze ustalona”.
Stan obudowy, wyposażenie i przedmiot zlecenia zapisz przed przekazaniem sprzętu. Wycena wymaga ceny łącznej lub jasno określonego sposobu jej ustalenia.
Wzór potwierdzenia: „Akceptuję wymianę wskazanej części oraz robociznę do uzgodnionej kwoty. Zwiększenie kosztu wymaga dodatkowej zgody”.
Na karcie końcowej wymień czynności wykonane rzeczywiście, a nie tylko przewidziane w kosztorysie. Podaj wynik kontroli i zakres przeprowadzonego testu.
Wzór zapisu: „Wymieniono część wskazaną w zleceniu. Przeprowadzono próbę funkcji, której usterkę zgłoszono. Wynik próby: …”.
Zachowaj inny wiarygodny zapis przekazania urządzenia oraz rozliczenia.
Potwierdź treść kosztorysu i zakres prac na trwałym nośniku przed rozpoczęciem naprawy.
Przy przekazywaniu dokumentów należy ograniczyć dane osobowe do informacji rzeczywiście potrzebnych do obsługi zlecenia.
Data przyjęcia: ..................................................
Numer zlecenia: ..................................................
Sprzęt, marka, model: .........................................
Stan i wyposażenie: ............................................
Opis objawu klienta: ............................................
Uzgodniona opłata za diagnostykę: ....................
Odpłatna naprawa wymaga odrębnej zgody: tak / nie, zgodnie z uzgodnieniem.
Numer zlecenia: ..................................................
Data wyceny: ......................................................
Zakres prac: .........................................................
Wymieniane części: .............................................
Łączny koszt brutto: .............................................
Potwierdzona kwota lub limit: ............................
Data i sposób akceptacji: .......................................
Numer zlecenia: ..................................................
Wykonane czynności: .........................................
Wymienione części: .............................................
Zakres testu po naprawie: ...................................
Wynik testu: ..........................................................
Uwagi klienta: .......................................................
Data wydania i kwota rozliczenia: .......................